Sekretariat der Kaufmännischen Direktion

Das Kepler Universitätsklinikum ist mit rund 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Österreichs zweitgrößtes Krankenhaus. Durch ein exzellentes Zusammenspiel von medizinischer Spitzenversorgung, kompetenter Pflege sowie zukunftsorientierter Forschung und Lehre entwickeln wir eine wegweisende medizinische Infrastruktur in Oberösterreich.

JobID: 7471

Vollzeit, Dauerverwendung

Aufgabenprofil

• Unterstützung der Kaufmännischen Direktion in allen administrativen und organisatorischen Agenden
• enge Zusammenarbeit und Koordination mit dem Sekretariat der Ärztlichen Direktion und der Pflegedirektion sowie gegenseitige Vertretungstätigkeit
• eigenverantwortliche Sicherstellung eines reibungslosen Geschäftsbetriebes im Sekretariat
• Verantwortung für den Empfangsbereich, Begrüßung und Bewirtung der Kundinnen und Kunden
• AnsprechpartnerIn für interne und externe Personen, insbesondere die Bearbeitung telefonischer Anfragen sowie deren Priorisierung
• Durchführung einer effizienten und verlässlichen Terminkoordination (Outlook) sowie Vorbereitung von Terminunterlagen
• selbstständige Post- und E-Mail Bearbeitung sowie Vorbereitung von konzipierten Schriftstücken
• Vorbereitung von Präsentationen und Besprechungsunterlagen (Power Point, Excel, etc.)
• Zeiterfassungsmanagement für den Bereich der unmittelbaren MitarbreiterInnen der Kollegialen Führung
• Protokollführung
• Ablagemanagement

Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung Bürokauffrau/mann oder abgeschlossene Handelsschule oder 3-jährige wirtschaftliche Fachschule oder vergleichbare Ausbildung
• Reifeprüfung erwünscht
• versierter Umgang mit MS Office und zeitgemäßer Besprechungstechnik
• Erfahrung im Umgang mit Stress und Zeitdruck
• sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse sowie Formulierungssicherheit
• sicheres und professionelles Auftreten, ausgezeichnete Umgangsformen
• Organisationsgeschick und Kommunikationsstärke
• proaktive, selbstständige Arbeitsweise
• schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität, Innovationsbereitschaft
• hohe Diskretion
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung sowie zu Mehrleistungen
• mehrjährige Erfahrung im Sekretariatsbereich erwünscht
• Erfahrung als Assistenz von Führungskräften sowie im Projektmanagement erwünscht
• Formulierungssicherheit in Englisch von Vorteil

Ihre Vorteile:

• KFL-Versicherung: Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
• Kinderbetreuung: betriebseigener Kindergarten am NMC nach Verfügbarkeit
• Mobilität: absperrbare Fahrradabstellplätze, E-Bike-Verleih, Parkplätze nach Verfügbarkeit
• Mitarbeiterrestaurant: günstige Verpflegung, Vitalküche
• Fortbildungsprogramm: firmeneigene Kurse und Gesundheitsförderung
• Teilzeitmodelle: positionsabhängig diverse Teilzeitmodelle (Work-Life-Balance)
• Telearbeit: Möglichkeit zur Telearbeit (positionsabhängig)
• Ermäßigungen: Firmenkooperationen (Gutscheine, vergünstigte Konditionen)
• Nachhaltigkeit: PV-Anlagen und energiesparende Technik bei Neu- und Umbauten

Einstufung: Wir bieten für diese Position ein Bruttomonatsgehalt von mindestens EUR 2.980,30 (Grundlage LD 16/01, Karriereplanung möglich) auf Vollzeitbasis, abhängig der anrechenbaren Vordienstzeiten, zuzüglich etwaiger Zulagen.

Besetzungstermin: ehest möglich

Bitte bewerben Sie sich bis 03.11.2024 online und fügen Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen der online-Bewerbung bei. Laden Sie bitte dazu Ihren Lebenslauf, Ihre Ausbildungsnachweise und Zeugnisse sowie alle relevanten Dokumente hoch.

Rückfragen und nähere Auskünfte:

Mag. Günther Dorfinger, MBA, Kaufmännischer Direktor am Kepler Universitätsklinikum, T: +43 (0)5 7680 82 1350

Christian Brandstätter, Stv. Leitung Abteilung Personalrekrutierung, T: +43 (0)5 7680 83 6565